第一章　总  则
第一条　为规范学院公文管理工作，根据学院公文管理实际情况，制定本管理规定。
第二条　公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条　公文处理须坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。
第四条　本规定适用于学院办公室及各部门的公文处理。
第五条　学院办公室在院领导和办公室主任的领导下负责学院公文处理工作，并指导各部门的公文处理工作。
 
第二章　公文种类
第六条　公文应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。
第七条　学院主要使用的公文种类有：
（一）通告，适用于在学院一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（二）通知，适用于批转职能部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，发布规章制度，传达要求，需各单位办理、周知或者共同执行的事项。
（三）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（四）报告，适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门或领导的询问。
（五）请示，适用于向上级部门和领导请求指示、批准。
（六）函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。
（七）会议纪要，适用于记载和传达会议情况和议定事项。
 
第三章　公文格式
第八条　公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、主送机关、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）上行文应当注明签发人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（二）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（三）主送机关指公文的主要受理机关，标注时应当使用全称或者规范化简称、统称。
（四）公文如有附件，应在正文之后、落款之前注明附件顺序和名称。
（五）成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。
（六）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关名称置于印发日期上方。
（七）除了“会议纪要”、“函”等公文或学院明确授权的情形外，各处室、系部（区）不得对校外单位正式行文；
第九条　“请示”，应当一文一事，一般只写一个主送机关。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。不得既写主送机关，同时又写主送、抄送领导人。
“报告”不得夹带请示事项，公文标题不得用“请示报告”字样。
第十条　公文用纸一般采用国际标准 A4 型，左侧装订。
第四章　发文办理
第十一条　本处发文办理指以办公室名义或主办单位制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、誊印、用印、登记、分发等程序。
第十二条　草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日。
（四）公文中的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“ （一）”，第三层为“ 1  ”，第四层为“ (1) ”。
（五）使用国家法定计量单位。
（六）文内使用非规范化的简称，应当先用全称并同时注明简称。
（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（八）各部门草拟的公文须经本部门负责人审核、签字后送院领导签发，盖章后连同所有附件和电子稿一并送学院办公室；需其他部门协商或共同办理的，须先进行会签。
第十三条  各部门在送分管领导、院领导签发前，须有本部门干事和办公室主任认真审核。
公文严格按流程流转，无特殊紧急情况，各部门不得将公文直接送办公室印发。
第十四条  公文签发
（一）综合性文件和以办公室名义下发的文件，由院办公室行政管理科呈送办公室主任审核签字后送院领导签发。业务性的专项问题，由主管该项工作的处领导审核签字，再由院领导签发，由业务主管单位干事送签。
（二）学院办公室对不符合办文格式和程序的文件，应退回主办部门重拟。需要对正文内容作较大修改时，应与拟文部门协商。
（三）各部门向校外单位发便函、会议纪要和学校授权的常规性文件时，可视文件内容，由分管院领导签批发出。
第十五条  需要上报的公文，签发印制后须由文件主办单位负责呈送有关部门。
第十六条  学院办公室代表学院向各部门和相关单位发文。
第十七条  办公室及各部门下发过程性、常规性的事务通知、工作方案等，由单位行文，不需印制正式公文。
 
第五章  收文处理
第十八条  收文处理是指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、承批、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、销毁等环节。
第十九条  办公人员接收文件，须认真核对并在对方文件投递单（或传真接收单）或送文簿上签字，以示收到。
第二十条  外来文件统一由学院档案室收文、登记并填写文件处理单后转交院办秘书，秘书收到文件后应及时送院办主任签署拟办意见，根据主任意见送相关院领导批阅。承办者为院领导的，由秘书通知领导落实，承办者为其它部门的交行政管理科，由行政管理科分发，并在原文件上签署文件处理结果，最后交档案室存档。各单位负责人接到需要办理的文件，要准确、及时、简洁提出初步办理意见并实施办理，办理完毕后反馈处理结果。
第二十一条  学院办公室收到各部门送办文件后，应及时报送院办主任，院办主任就某一文件的拟办意见做出批示。
第二十二条  学院办公室及各部门根据领导的批办意见，结合单位实际情况，进行具体公文办理。承办单位对交办的批件，必须做到件件落实，事事有回音，要求在限定时间内办结相关事宜。
第二十三条  承办单位对需要办理的文件，根据缓急程度和办理时限要求，适时对承办工作进行查询督促，以防积压和延误。
第二十四条  各级领导签批文件时，不能用铅笔和普通圆珠笔，要签全名，并写明签批时间，以便存档。
 
第六章 公文归档
第二十五条　正式公文处理完毕后，签发单、草稿、文件及附件等有保存价值的文件材料要及时立卷、归档。
第二十六条　归档范围内的公文，应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理（立卷），保证档案齐全、完整。
第二十七条　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定分类整理。
第二十八条　公文在处理过程中的校对稿等不具备归档和存查价值的公文，一律销毁。销毁秘密公文应按照国家规定的保密程序进行。
 
第七章 附则
第二十九条  本管理规定自文件下发之日起施行，由学院办公室负责解释。